Eden najboljših nasvetov za produktivnost je načrtovanje svojega tedna, še posebej, če imate veliko sestankov. Dobra novica je, da lahko vnaprej načrtujete več srečanj Zoom. Vendar pa ni mogoče imeti dveh ali več sestankov hkrati.
V tem članku bomo razložili vse, kar morate vedeti o načrtovanju srečanj Zoom.
Načrtovanje več sestankov
Ko gre za načrtovanje sestankov, ki potekajo ob različnih urah, ni omejitev. Kot veste, ima vsak sestanek svojo osebno identifikacijo. Zato morate le poskrbeti, da pošljete vabilo drugim udeležencem. Tukaj je najhitrejši način za načrtovanje sestanka:
- Prijavite se v Zoom.
- Dotaknite se ikone Urnik.
- Vnesite ime ali temo sestanka.
- Izberite datum in uro.
- Vnesite trajanje sestanka.
- Izberite svoj časovni pas.
- Izberite koledar, ki ga želite uporabiti za načrtovanje srečanja. Uporabite lahko Google Koledar, Outlook ali kateri koli drug koledar, ki ga običajno uporabljate.
- Za potrditev srečanja kliknite Shrani.
Na žalost ni bližnjice za načrtovanje različnih sestankov hkrati. Aplikacija predvideva, da vse vaše seje Zoom nimajo enakega trajanja, teme itd. Zato boste morali ta postopek ponoviti za vse sestanke, ki jih želite načrtovati (če imajo različne podrobnosti).
Če pa želite načrtovati ponavljajoče se sestanke, vam nudimo pomoč. Če imate sestanek ekipe vsako sredo ob 10. uri, to ne pomeni, da boste morali vsak teden skozi ta dolg proces. V naslednjem razdelku vam bomo pokazali, kako načrtovati tovrstno srečanje do enega leta vnaprej.
Kako načrtovati ponavljajoče se sestanke
Načrtovanje ponavljajočih se sestankov pomeni, da lahko načrtujete več sestankov z istim ID-jem sestanka. Prav tako pomeni, da bodo vse podrobnosti, kot sta čas in trajanje, enake.
Izberete lahko, ali želite, da se sestanek izvaja dnevno, tedensko ali mesečno. Tako lahko naenkrat naredite svoj četrtletni ali celo letni urnik. Upoštevajte, da ID sestanka poteče po enem letu. Čeprav ste morda imeli sestanek vsak teden 52 tednov, ga boste morali znova načrtovati.
Za načrtovanje ponavljajočih se sestankov lahko uporabite tako Google Koledar kot Outlook. To lahko storite iz telefona ali prenosnika. Priporočamo pa uporabo namiznega računalnika, saj je hitrejši.
Google Koledar
Google Koledar je najbolj priljubljeno orodje med uporabniki Zooma. Tukaj je, kako ga uporabite za načrtovanje ponavljajočih se sestankov:
- Prijavite se v Zoom.
- Dotaknite se ikone Urnik.
- Kliknite Nastavitve sestanka.
- Izberite Ponavljajoči se sestanek.
- Kliknite gumb Shrani in nato odprite Google Koledar.
- Prijavite se v svoj Google Račun.
- Dovolite Zoomu dostop do vašega računa.
- Google Koledar bo nato ustvaril dogodek s podrobnostmi srečanja Zoom.
- Odprite spustni meni pod časom vašega sestanka.
- Izberite želeno možnost ponovitve.
- Kliknite Shrani.
Ko odprete spustni meni, boste lahko izbirali med različnimi možnostmi ponovitve. Izberete lahko, ali želite, da se sestanek izvaja dnevno, tedensko ali mesečno. Sestanek lahko načrtujete tudi za vsak delovnik, vsako sredo ali celo vsak prvi četrtek v mesecu.
Če ne najdete želene možnosti, kliknite Po meri in ustvarite drugo možnost.
Outlook
Po drugi strani pa, če uporabljate Outlookov koledar, morate narediti naslednje:
- Prijavite se v Zoom.
- Dotaknite se ikone Urnik.
- Kliknite Nastavitve sestanka.
- Izberite Ponavljajoči se sestanek.
- Kliknite gumb Shrani in nato odprite Outlookov koledar.
- Izberite sestanek in tapnite Ponovitev.
- Izberite želeno možnost ponovitve.
- Kliknite V redu.
Uporabniki Outlooka imajo tri parametre. Izberete lahko pogostost srečanj (mesečno, tedensko itd.), interval in določene dneve, ko želite, da se sestanek izvede.
Urnik, urnik, urnik
Upamo, da vam je ta članek pomagal pri hitrejšem in lažjem načrtovanju srečanj Zoom. Ker je načrtovanje bistveno za organizacijo vašega časa in sredstev. Odlična stvar pri Zoomu je, da je združljiv z različnimi organizacijskimi orodji in koledarji.
Kako običajno načrtujete svoje sestanke? Ste imeli kdaj težave pri načrtovanju več sestankov na Zoomu? Sporočite nam v spodnjem razdelku za komentarje.